Comment tirer profit des nouvelles solutions de dématérialisation ?

La dématérialisation suscite l’intérêt d’un nombre croissant de dirigeants. Cette innovation permet effectivement d’améliorer de nombreux aspects du fonctionnement d’une entreprise. Néanmoins, certains entrepreneurs hésitent à adopter cette technologie. Si certains craignent les coûts que ce changement entraine, d’autres redoutent le temps nécessaire à la parfaite prise en main des nouveaux outils. Pourtant, des prestataires proposent aujourd’hui différentes solutions à la portée de toutes les structures et simples à mettre en œuvre.

La dématérialisation : quels avantages ?

Cet attrait pour le « zéro papier » ne date pas d’hier. Dès le début des années 2000, les grandes compagnies usaient déjà de documents numérisés. En privilégiant l’échange des fichiers, les employés gagnent énormément de temps dans l’exécution des tâches quotidiennes. Dans ce contexte, ce changement vise à améliorer le fonctionnement des différents services.

À l’heure actuelle, cette technologie est désormais accessible aux PME. De nombreuses entreprises spécialisées ont vu le jour pour proposer des formules abordables. Ces prestataires ne préconisent pas forcément la mise en place d’une infrastructure coûteuse. Généralement, ces professionnels se chargent de la numérisation des documents. À cette occasion, ils veillent au respect des normes en vigueur pour éviter bon nombre de tracas à leurs clients. Dans ce contexte, les sociétés de taille modeste peuvent profiter de cette innovation.

Quoi qu’il en soit, la plupart des dirigeants emploient cette technologie pour favoriser la mobilité du personnel. Avec la concurrence qui s’intensifie, les voyages d’affaires se multiplient surtout pour les commerciaux. On usera alors de pièces dématérialisées pour que les forces de vente en déplacement puissent maintenir le contact avec leurs collaborateurs. Cette solution permettra de transmettre les bons de commande dans les plus brefs délais. Ainsi, la structure réussira à gagner du temps et à optimiser le chiffre d’affaires de l’établissement.

La dématérialisation des fiches de paie : une solution prisée par les dirigeants

La dématérialisation concerne principalement les pièces sortantes. Néanmoins, il ne s’agit pas forcément de produire des factures numérisées. De plus en plus d’entreprises décident de distribuer une fiche de paie dématérialisée à chacun des salariés. Cette solution permet avant tout de réaliser d’importantes économies financières. La société économise du papier et n’a donc pas à s’approvisionner. Le service RH réussira également à simplifier la gestion de la paie. Pratiquement toutes les opérations pourront être automatisées. D’ailleurs, le prestataire sollicité pourra s’occuper de l’envoi de chacune de ces pièces. De quoi s’affranchir d’une tâche parfois éreintante si l’établissement emploie plus d’une cinquantaine de personnes.

La dématérialisation des documents doit absolument obéir à certaines normes. Effectivement, certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur les bulletins de paie. Les entreprises spécialisées usent également de procédés particuliers pour l’horodatage de chaque fiche. Les lois en vigueur obligent aussi l’établissement émetteur à apposer une signature électronique. Cette dernière permettra aux tiers d’identifier la société en question.

Dans tous les cas, il est crucial de choisir minutieusement le prestataire. Dans ce domaine, les intéressés n’ont que l’embarras du choix. Pour dénicher des sociétés spécialisées, il suffit de faire quelques recherches sur internet. De quoi développer la productivité en entreprise avec facilité.

 

 

 

 

 

 

 

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